Joakim Marstrander er head of legal i Deloitte Advokatfirma AS. Deloitte er ganske profilert på koblingen mellom ansettelsesjus og personvern og får ofte spørsmål om åpning av ansattes e-postkontoer. Han tar her for seg et konkret case.
Mistanken er sådd
Her forleden fikk jeg spørsmål fra en leder i et entreprenørselskap. De hadde mistanke om at en prosjektleder planla å gå over til konkurrenten. Han hadde pratet med en kollega om dette under en lunsj.
Virksomheten var engstelig for at oppdrag som ellers burde tilfalt dem ble sendt videre til konkurrenten. Selgeren hadde begynt å levere mye dårligere salgsresultater, noe som styrket mistanken deres.
De spurte meg om det var mulig å gå inn i den ansattes e-postboks og sjekke om det ble lekket slik informasjon til en konkurrent, eller om de måtte vente helt til den ansatte faktisk hadde sluttet.
Hvilke regler gjelder?
Som advokat var det naturlig å begynne i personopplysningsforskriften kapittel 9 , som omhandler slik åpning av e-post. Reglene gjelder også personlige områder på datanettverket og opplysninger som arbeidstakerne har slettet. Også informasjon på mobiltelefon er omfattet av reglene.
Reglene gjelder på den annen side ikke opplysninger som er lagret på fellesområder eller områder som postmottak@selskapsnavn.no eller liknende, som er felles for hele virksomheten. Slike opplysninger kan arbeidsgiver kontrollere uten at det kreves at særskilte vilkår oppfylles.
Arbeid og privat
Selv om server og pc tilhørte entreprenørvirksomheten, viser reglene at det ikke er fritt fram for innsyn i den ansattes e-post.
Innsyn i e-postkontoer og liknende vil kunne være et personverninngrep fordi de fleste ansatte bruker e-mailkontoene også til privat e-post.
Reglene i personopplysningsforskriften kapittel 9 må oppfylles selv om den ansatte har sluttet, så man får ikke noen større muligheter til å åpne e-postkontoen på det tidspunktet – og da er det kanskje uansett for sent.
Begrunnet mistanke
Etter reglene har en arbeidsgiver bare har rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakerens e-postkasse når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre sterke interesser, eller ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Jeg måtte si til entreprenørvirksomheten at jeg tvilte på at vilkårene var oppfylt i deres tilfelle. At salget er gått ned i det siste, kan skyldes mye annet enn at selgeren kanaliserer salg til en konkurrent.
Jeg sa til lederen for virksomheten at jeg ville gjort noen flere undersøkelser om de faktiske forholdene før jeg åpnet e-postkontoen hans.
Varsle i forkant
Jeg diskuterte med lederen hva han skulle gjøre dersom han mente at vilkårene for innsyn i e-post er oppfylt. Jeg forklarte at det da så langt som mulig sendes varsel om innsyn til arbeidstakeren i forkant. Varselet skal inneholde en begrunnelse for hvorfor vilkårene for åpning anses oppfylt og informasjon om arbeidstakerens rett til å uttale seg før arbeidsgiveren gjennomfører innsynet.
Arbeidstakeren skal, så langt som mulig, gis anledning til å være til stede under selve gjennomføringen. Arbeidstakeren har dessuten rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller en annen representant.
Kravet om varsling er ikke absolutt. Dersom det foreligger fare for bevisforspillelse, kan man unnlate å informere arbeidstakeren.
Protokoll fra åpningen
Det bør skrives protokoll fra åpningen der det bør opplyses hvilken metode som ble valgt for åpningen av e-postkassen, om det er søkt etter særlige ord og uttrykk på maskinen til den ansatte, om det er gjenopprettet slettet materiale eller lignende.
Datatilsynet anbefaler at det fastsettes retningslinjer for åpning av e-post, slik at begge parter kjenner spillereglene og vet hva de har å forholde seg til. Det foreligger for øvrig gode retningslinjer på datatilsynet.no.
Ved brudd på reglene vil Datatilsynet kunne ilegge bøter. I tillegg vil det ta seg dårlig ut for virksomheten hvis man han har krenket de ansattes personvernregler. Ikke minst hvis dette blir en del av en arbeidsrettssak.
Lås e-postkonto
Min anbefaling ble til slutt å be den ansatte om samtykke til å åpne kontoen. Hvis den ansatte nektet og ikke kom med noen god forklaring, burde lederen vurdere å låse e-postkontoen hans og instruere ham til å benytte en felles tilgjengelig e-postkonto for videre kommunikasjon.
Dette er det nemlig full adgang til å gjøre innenfor arbeidsgivers styringsrett.
