Når du som leder snakker til dine medarbeidere, forholder de seg ikke til hva du sier, men det de oppfatter. Altså det de tror du sier! Hva i all verden kan du gjøre for at andre skal forstå budskapet ditt slik du forstår det selv? Her får du noen kommunikasjonstips.
- Du skjønner jo ingen ting! Hvor dum går det an å være, egentlig?!
Det er både menneskelig og normalt å føle oppgitthet og frustrasjon når du sender ut et budskap og opplever at det er total krasj i mottakerenden. Fristelsen til å si ting som «Er du helt dum, eller?!» kan noen ganger være stor.
Å telle til ti er en god regel for oss alle, og er du en leder, bør du kanskje telle til tretten før du beskylder dine medarbeidere og lederkolleger for å mangle intelligens. Kanskje er du selv skyld i knuten på kommunikasjonstråden!
LES OGSÅ: Omstilling eller krise? En interim kommunikasjonsleder kan avgjøre.
Avsender og mottaker
Du har sikkert gjort deg en eller annen erfaring tilsvarende denne:
Ti mennesker i et møte hører samme presentasjon. Når disse ti skal gjenfortelle hva som skjedde i møtet, blir det ti forskjellige versjoner. Ti personer betyr nemlig ti tolkninger. Hvor sammenfallende eller sprikende disse tolkningene er, kommer an på avsenders evne til å skape en felles oppfatning av budskapet.
Vi er alle avsendere og mottakere i kommunikasjon. Avsender formidler et budskap, og mottaker tolker det. I begge ender av tråden vil det alltid være forutsetninger som gjør at budskapet glir lettere eller tregere mellom avsender og mottaker.
Når du er leder, er det selvsagt viktig å være bevisst på hvordan du opptrer i begge rollene. Den rollen du i størst grad kan forberede og planlegge, er avsenderrollen.
I de tilfeller hvor du har mulighet til å planlegge de ordene du skal sende over til andre, vil det som regel lønne seg å gjøre det. Ha en strukturert plan for budskapet ditt, slik at det fremstår så tydelig og «rett fram» som du klarer å få det. I hodene til mottakerne venter nemlig en rekke filtre som budskapet ditt skal passere igjennom. Målet ditt er at det som sitter igjen i hodene til mottakerne etter filtrering, er essensen i det du vil formidle.
Hva forstår mottaker av budskapet ditt – egentlig?
Mottaker har faktisk ganske dårlige forutsetninger for å vite nøyaktig hva du som avsender egentlig mener! Dette er det kompliserte utgangspunktet for all kommunikasjon, og her en forklaring på hvorfor.
Alt vi hører, ser og opplever tolker vi nemlig gjennom vår egen modell av verden. Ord (data) som ankommer vår datamaskin (hodet) får først mening og betydning når informasjonen er prosessert gjennom vår erfaring, kompetanse, motivasjon, målsetninger, frykter, sorger, gleder, drømmer - og livets historie generelt.
Som vi vet, finnes det ikke to like datamaskiner (hoder) på jordkloden med samme innhold. Dette er hovedårsaken til at felles oppfatning krever avklaringer og kalibreringer. Avsender har derfor et ansvar for å sjekke ut hva som kom frem!
Hvis mennesker forstår at de ikke forstår hverandre, forstår de hverandre mye bedre enn om de ikke forstår at de ikke forstår hverandre!
Det var bakgrunnen. Så til tipsene som kan hjelpe deg å kommunisere bedre i lederrollen.
Slik øker du sannsynligheten for å forstå og bli forstått riktig
I rollen som avsender:
- Innse at du er hovedansvarlig for at budskapet som sendes fra deg, kommer frem med samme innhold og betydning som det du sender fra deg.
- Tolk responsen til mottaker, observer kroppsspråket til den du kommuniserer med, og gjør korrigeringer når du ser avvik i forhold til det du mener å formidle.
- Still kontrollspørsmål! «Forsto du det jeg nå sa som om…», «Kan du si hva du oppfattet at jeg mente nå?». På den måten oppnår du størst grad av felles oppfatning.
I rollen som mottaker:
- Lytt oppriktig til hva avsenders egentlige intensjon er.
- Fokuser på å legge vekk alle «forhåndsoppfatninger» av hva avsender sier.
- Innse at din tolkning av det som sies i stor grad gjøres av ditt ubevisste sinn, og at hjernen din forenkler informasjonen du mottar basert på din egen historie, erfaringer fra lignende situasjoner, «tone of voice» og emosjonelle tilstander. Disse tingene gjør at du ofte har en versjon av budskapet allerede før det er sendt over.
- Legg inn en tenkepause etter mottatt budskap og tolk det i beste mening.
- Still kontrollspørsmål! «Er det slik at du mener...», «Har jeg forstått deg rett i at....».
Ditt ansvar
Kommunikasjon blir, ironisk nok, bare vanskeligere jo mer man kan om det. Men det å ha et bevisst forhold til rollene som avsender og mottaker, kombinert med en aksept for at vi alle har vår egen modell av verden som gir oss ulike forutsetninger for å tolke de samme ordene, vil alltid føre deg nærmere målet om en felles oppfatning og forståelse av det som blir sagt. Det kan jo være greit for en leder å ta med seg.
En liten syretest til slutt. I hvilken grad mener du følgende uttalelser kan forsvares når du nå vet dette?
- Du skjønner jo ingen ting! Hvor dum går det an å være! Du hører jo ikke hva jeg sier!
Ditt ansvar, eller hva?
Mer fra Morten Rand:
Morgendagens ledere burde ha spisskompetanse innen disse områdene
