Speidernes motto kan brukes av oss alle. Nå i disse koronatider – hvor godt beredt er vi, eller var vi? Så vi denne risikoen komme? Noen kaller Covid-19 for 2020s sorte svane. Andre mener dette er fullt ut forutsigbart, og at vi ikke har noen grunn til å ikke være beredt.
System
Vi jobber alle i et system. Dette systemet består av mennesker med sine styrker og svakheter, kunnskaper, vaner, motivasjon og engasjement. Systemet har også en kultur der vi jobber etter ulike formelle og uformelle, mer eller mindre fastlagte mønstre styrt av formål, verdier og normer. Og systemet har strukturer som regler, rutiner, rapporteringslinjer og prosesser. Systemet vårt er relativt stabilt over tid.
Om vi er riktig gode, har vi tenkt gjennom ulike scenarier for vårt system – hva vi gjør om noe spesifikt skjer. Vi bygger barrierer og lager prosesser som trer i kraft ved et spesielt signal – en trigger. Da har vi gjort alt «riktig» i henhold til ISO 9001, som sier vi skal sørge for innsikt i virksomhetens omgivelser og klarhet i hvilke risikofaktorer som eksisterer for å kunne være i forkant av både trusler og muligheter som måtte komme vår vei.
Unntak
Dette systemet er vår hverdag – «slik går no dagan» – og alt er under kontroll. Men vi vet alle at unntak skjer. Da går vi fra normaltilstand til unntakstilstand. Unntak er så mangt. Om vi er proaktive og ser inn i fremtiden, så ser vi muligens risiko som vi ikke har tenkt på. Dette kan vi ta forholdsregler mot og styrke våre barrierer eller stå klar den dagen muligheten blir en realitet. Men det kan også være at vi har en kunde som kommer og ber om en endring sent i leveranseløpet, eller vi har et skifte i markedssituasjonen som gjør at vi må snu oss rundt i full fart. Et annet unntak skjer når vi oppdager at vi ikke kan holde det vi lovet kunden og må ta den sure telefonen og be om tilgivelse og tillatelse til å levere noe annet. Likheten mellom alle disse unntakene er at vi er i forkant av hendelsen og til en viss grad kan kontrollere ressursbruken og omkostningene som følger. Det er fortsatt forutsigbart.
Mer kjedelig er de unntakene som kommer overraskende på oss. Om vi i god tro leverer våre produkter eller tjenester til kunden, og de oppdager feil og mangler, kan dette koste oss mye i både tid og penger. Eller om vi får et uhell der folk, miljø eller eiendeler blir skadet. Veldig ofte er disse unntakene mulig å forutsi, vi har bare ikke tatt våre nødvendige forholdsregler eller gjort en god nok jobb før vi leverte til kunden. Og ofte ender de opp med å bli veldig dyre å håndtere for virksomheten. Jeg nevner som eksempel tilbakekallelse av produkter, oppryddingskostnader, krisemøter og alt som hører med.
Kriser og sorte svaner
Men så har du krisene! Disse uforutsigbare sorte svanene som dukker opp som troll i eske, og som vi IKKE har kontroll på. I kortform definerer man en sort svane som «en begivenhet, positiv eller negativ, som anses usannsynlig, men forårsaker enorme konsekvenser».
I risikoteori snakker man om «lav eller svært lav sannsynlighet eller frekvens, og stor eller svært store konsekvenser» som en egen risikokategori. Vanlig risiko, der vi tenker sannsynlighet og konsekvens og kommer ut med et tall eller farge i en risikomatrise, opptrer i et relativt stabilt system.
Min gode venn og felles KRN-ambassadør, Dr. Jan Emblemsvåg, har skrevet flere bøker og artikler om risiko. Han skiller klart mellom vanlige risiko, som opptrer i stabile systemer med et høyt antall hendelser, og HILF-risiko (HILF=High Impact Low Frequency), som skjer i høyst ustabile og komplekse systemer, som er uforutsigbart med tanke på hvordan hendelsen utspiller seg og hva de faktiske konsekvensene blir.
Åknesrevnen på Sunnmøre er et slikt ustabilt system. Filmen «Bølgen» viser et mulig scenario om dette fjellpartiet skulle gå i fjorden. Norges Geologiske Undersøkelse, NGU, sier at det skjer slike ras cirka 4 ganger per 10 000 år. Det vil si en frekvens på 1 ras per 2 500 år. Konsekvensen av et slikt ras vil innebære cirka 3 000 døde. Med vanlig risikotankegang betyr dette at vi risikerer cirka 1 dødsfall per år som følge av et slikt stort ras. Akseptabelt?
Du sier kanskje nå at vi ikke kan tenke slik! Vi må jo gjøre noe?! Vi vet jo at Åknesrevnen vil falle – akkurat som vi visste at Mannen ville falle. Og i det siste tilfellet hadde vi tatt forholdsregler, laget varslingsrutiner, evakuert de som var i faresonen og kunne rolig stå på avstand og beundre naturkreftene.
Beredskapsplaner
Ja, og det er nettopp dette som er poenget – når vi står ovenfor HILF-risiko – det vil si komplekse systemer og et lavt antall hendelser – som pandemier, terrorhendelser, store naturkatastrofer, enkelthendelser som Deepwater Horizon, Chernobyl, Fukushima og liknende – må vi tenke ganske annerledes enn vanlig risikotankegang som vi kan håndtere med korrektive eller preventive tiltak.
De store sikkerhetskritiske selskapene er gode på dette. De har tenkt gjennom mange ulike scenarier for hendelser og laget seg beredskapsplaner. De virkelig gode tester ut og trener på sine beredskapsplaner jevnlig.
Høsten 2002 opplevde jeg selv å være en del av en organisasjon som måtte iverksette sin beredskapsplan. Bilskipet HUAL Europe var i store vanskeligheter i en tyfon utenfor kysten av Japan og endte opp med å grunnstøte på øya Izu Oshima. Alle om bord ble reddet, og kun én person ble skadet med et brukket ben. Skipet hadde rundt 4 000 biler i lasten. Noen dager etter grunnstøtingen brøt det ut en brann, og skipet kollapset som en melkekartong.
Interessen for hendelsen var stor, og vi forsto etter hvert at vår nøye forberedte beredskapsplan ikke fungerte etter hensikten da vi hadde NRK nesten inne i hjertet av vår beredskapsorganisasjon, inne i beredskapsrommet. Vi hadde ikke tenkt godt nok gjennom hvordan vi skulle organisere oss, og vi brukte mye tid i etterkant på å lage mer gjennomtenkte beredskapsplaner, og vi trente på dem og forbedret dem på bakgrunn av læring fra både den faktiske hendelsen og fra treningssituasjonene.
Hva nå?
Det kan være for sent å lage beredskapsplaner nå – pandemien Covid-19 er tross alt et faktum – og mange opplever nok at de løper etter og reagerer fortløpende på nyheter, rykter, real and fake news, myndighetenes retningslinjer og alt som måtte komme vår vei.
De fleste arbeidsplasser og skoler er stengt, arrangementer avlyst, feriereiser utsatt, flyene står stille – ja, hele verden står stille. Den eneste trafikken som øker, er trafikken over bredbånds- og fibernettet. Vi vasker hender ustanselig og finner nye måter å samhandle på. Men hvor godt forberedt var vi?
Det burde ikke komme som noen overraskelse at en pandemi ville inntreffe. Men det er likevel en HILF-risiko, fordi den treffer midt i definisjonen på HILF (en hendelse som skjer med en lav grad av frekvens, vanligvis på en måte som er uregelmessig, uforutsigbar, og som forårsaker en betydelig grad av forstyrrelser når den oppstår).
Det vi kan gjøre nå er å lære. Vi må lære av alle unntak, men særlig av kriser. Hva kan vi gjøre bedre neste gang? Hvordan kan vi være mer bevisst, tidligere ute, mer proaktiv og bedre forberedt? Selv om det kan føles som om vi stenger stalldøra etter at hesten har rømt, så er det nå – som vi alle sitter på hvert vårt hjemmekontor – at erfaringen er sterkest.
Om du ikke allerede er i gang, er dette en perfekt tid å skrive din pandemiplan. Så er du beredt neste gang dette skjer.
