Gode prosjektledere ser ikke bare prosjektverktøyet og regnearket. De ser også menneskene som skal prestere og samhandlingen mellom dem. Det lønner seg!
Mange flinke folk blir fort veldig tekniske og metodiske når de blir satt til å lede prosjekter. Det handler mest om planlegging, prosesser og systematikk. Regnearket og prosjektstyringsverktøyet blir etter hvert hele verden, og prosjektet blir så metodisk sterkt at menneskene blir glemt!
For mye styring, for lite ledelse
Det er selvsagt mange grunner til at prosjekter feiler, men en gjennomgående underliggende årsak er underskudd av ledelse i prosjektledelse.
Gode prosjektledere skal både styre og lede. Styring er det tekniske: Metodene og systemene som hjelper å ha kontroll på planlegging, gjennomføring og økonomi. Ledelse på sin side handler om å håndtere de menneskelige og mellommenneskelige forholdene i prosjekter, som kommunikasjon, samarbeid, motivasjon og konflikter med mer.
Et prosjekt kan være på skinner rent metodisk, men det hjelper lite hvis ikke menneskene er om bord.
LES OGSÅ: Hvordan sikre at de riktige folkene er med når bedriften tar ny sats?
"Planene var så fine at man måtte jobbe på julaften."
Jeg har selv opplevd å komme inn som interimleder i virksomheter hvor både mål og prosjektstyringsverktøy var på plass, men ikke linken til virkeligheten.
Min erfaring (satt på spissen) er at dette er prosjektrealiteten i mange virksomheter:
Rent teknisk er det meste under kontroll - tilsynelatende. De involverte rapporterer oppover, og da gjerne det ledelsen vil høre, nemlig at alt er i rute. Prosjektleder melder at prosjektet er 90 prosent ferdig, mens det egentlig bare er 80 prosent, fordi ingeniøren har vært «snill» i sin rapportering.
Tilbake står prosjektleder med et uferdig prosjekt som skal være levert til en frist – om det så betyr at noen må jobbe julaften! Er prosjektet i tillegg ferdig fakturert, så må noen jobbe julaften gratis.
Det er selvfølgelig fryktelig dumt. Realitetene burde vært fanget opp langt tidligere, av noen med evne til å trekke trådene tilbake.
Det er viktig å ikke bli «lurt» av regnearket og alle de som gjerne vil si at de er mer ferdige enn de er. Hvor står prosjektet egentlig? Det finner man bare ut gjennom å snakke med menneskene som skal utføre. Som når prosjektleder setter seg ned jevnlig med ingeniøren og spør: Hva betyr det at du er 20 (40, 60 eller 80) prosent ferdig med pakka? Hvor ferdig er den da egentlig? Hvor mye skal faktureres?
Lista for prosjektet må også legges på en høyde som dere kommer over, så kan den heller flyttes høyere senere. Det er kjedelig å rive på åpningshøyden!
Rød tråd mellom prestasjoner og bunnlinje
En prosjektleder må være i stand til å løfte blikket fra regnearket og se realitetene - inkludert menneskene - og samtidig ha oversikt og kontroll på både tid og økonomi.
Prosjektledelse handler nemlig ikke bare om faglig dyktighet, men om å skape en relasjon og et rammeverk av tillit og trygghet som den enkelte kan prestere innenfor. En god prosjektleder ser hele mennesket og engasjerer seg i prestasjonene til den enkelte.
Verdien av prestasjoner, relasjoner og samhandling er ofte undervurdert i prosjekter. Det er ikke bare synd, det kan også være kostbart. For i hvert prosjekt er det en økonomisk bunnlinje som bare blir bedre jo mer en leder engasjerer seg i menneskene.
LES OGSÅ: Bransjekunnskap og erfaring - eller lederkunnskap og erfaring?
Verdien av "gjort det før"
Ledere som har ledet og lykkes med prosjekter og omstillinger før, er gull verdt for bedrifter som ønsker kortere vei til mål. Hvis slik erfaring og lederkompetanse mangler internt, kan jobben med fordel settes bort, for eksempel til en interimleder.
En ekstern prosjektleder ser ting med andre øyne og kan bidra med nye perspektiver, slik tilfellet var blant annet da Lämminkainen Norge fikk hjelp til å øke lønnsomheten i prosjektene sine, og ha en forfriskende og vitaliserende effekt når lufta har gått ut av et prosjekt, slik tilfellet for eksempel var da Tibnor skulle bytte til nytt økonomisystem.
Alle vil vi til fremtiden, men vi kommer ikke dit ved å gjøre ting som vi alltid har gjort. Vi kommer heller ikke til fremtiden ved å kun å tegne opp kartet - eller følge med på et fint prosjektstyringsverktøy. Veien må faktisk gås, og noen må lede an. Ledere og prosjektledere først og fremst.
LES OGSÅ: Bærekraftig ledelse er ikke for pyser!
Er du opptatt av morgendagens ledelse? Få med deg Interimdagen 2018 som arrangeres onsdag 31. januar 2018. Se hele programmet her.
